Phase 05 Alle Phasen

Vertriebsprozess

In Phase 2 habt ihr ein einfaches CRM-Sheet bekommen, um Leads zu erfassen und deren Status festzuhalten. Genug für den Anfang, aber sobald regelmäßig Anfragen reinkommen, braucht ihr mehr als ein Sheet.

Phase 5 macht aus der einfachen Erfassung einen echten Vertriebsprozess mit einem CRM, das im Alltag funktioniert und klaren Abläufen, damit keine Anfrage mehr durchrutscht.

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Ø Antwortzeit

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Abschlussrate

34%

Angebot → Auftrag

Was ich in Phase 5 aufbaue

CRM

Gemeinsam mit spezialisierten CRM-Experten richte ich ein System ein, in dem ihr seht, wo jede Anfrage steht. Wer hat sich gemeldet? Was wurde besprochen? Was ist der nächste Schritt? Kein Monsterprojekt, sondern ein Werkzeug, das im Alltag funktioniert.

Nachfass-Prozess

Ich definiere mit euch, was passiert, nachdem eine Anfrage reinkommt. Wer meldet sich wann? Wie oft wird nachgefasst? Was passiert, wenn nach drei Tagen niemand reagiert hat? Damit Anfragen nicht versanden, weil alle denken, jemand anderes kümmert sich.

Übergang vom CRM-Sheet

Die Daten aus eurem bisherigen CRM-Sheet werden sauber ins neue System überführt. Kein Kontakt geht verloren, kein Status verschwindet.

Vom ersten Kontakt
zum Auftrag

Jede Anfrage durchläuft dieselben Stufen. Ein klarer Prozess sorgt dafür, dass an jeder Stufe feststeht, was als Nächstes passiert, und nichts unterwegs liegen bleibt.

Ohne diese Struktur passiert in vielen Betrieben immer dasselbe: Anfragen landen in Postfächern, jemand will sich später kümmern, und am Ende weiß niemand mehr, welcher Interessent noch auf ein Angebot wartet. Genau hier gehen die meisten Aufträge verloren, lange bevor jemand Nein sagt.

Neu: Jede Anfrage wird sofort erfasst, egal ob per Telefon, Formular oder Mail. Nichts bleibt im Posteingang hängen.
Qualifiziert: Bedarf, Passung und Dringlichkeit sind geprüft. Ihr wisst, ob sich der Aufwand für ein Angebot lohnt.
Angebot: Das Angebot liegt beim Kunden, mit klarer Wiedervorlage. Kein Nachfassen geht mehr unter.
Gewonnen: Aus der Anfrage ist ein Auftrag geworden. Und ihr seht, an welchen Stufen es vorher hakt.

Der Vertriebsprozess in Stufen

Neu

Anfrage ist da

Qualifiziert

Bedarf und Passung geprüft

Angebot

liegt beim Kunden

Gewonnen

Auftrag

Jede Anfrage wandert durch klare Stufen. Schematisch, ohne konkrete Mengen.

Was ihr danach
in der Hand habt

Ein funktionierendes CRM, das euer Team tatsächlich nutzt
Einen klaren Prozess von der Anfrage bis zum Auftrag
Nachvollziehbare Schritte, die nicht von Einzelpersonen abhängen
Die Sicherheit, dass nichts mehr durchrutscht

Warum Phase 5 erst jetzt kommt

Ein häufiger Fehler: Ein vollwertiges CRM aufsetzen, wenn noch kaum Anfragen kommen. Das Ergebnis ist ein leeres System, das niemand nutzt, weil es nichts zu verwalten gibt und nach drei Monaten ist es vergessen.

Phase 5 kommt bewusst nach der Sichtbarkeit und dem Tracking-Ausbau. Jetzt gibt es echte Anfragen, echte Daten und einen echten Bedarf für Struktur. Jetzt ergibt ein CRM Sinn, weil es vom ersten Tag an mit echtem Volumen arbeitet.

Was ich oft höre

Öffnet die Liste mal und zählt, wie viele Kontakte älter als drei Monate sind, bei denen sich niemand gemeldet hat. Excel ist kein CRM. Es erinnert euch nicht, es priorisiert nicht, es zeigt euch nicht, wo Anfragen liegen bleiben. Und sobald mehr als eine Person damit arbeiten soll, wird es unbrauchbar. Ein einfaches CRM kostet weniger als ein verlorener Auftrag.

Persönliche Beziehungen sind euer größtes Kapital. Aber was passiert, wenn die Person, die den Kontakt hält, krank wird, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt? Dann steht ihr ohne Überblick da. Ein CRM ersetzt keine Beziehungen, es stellt sicher, dass sie nicht verloren gehen.

Tatsächlich eine berechtigte Sorge. Die meisten CRM-Einführungen scheitern nicht am Tool, sondern daran, dass es am Alltag des Teams vorbei gebaut wurde. Deshalb passe ich den Prozess an euren Vertrieb an, nicht umgekehrt. Wenn das System einfacher ist als die Excel-Liste, nutzt es auch jeder.

Das Sheet war der richtige Einstieg – einfach, schnell, funktional. Aber ab einem gewissen Volumen stößt es an Grenzen: keine Erinnerungen, keine Automatisierung, kein Überblick über den gesamten Vertriebsprozess. Phase 5 baut darauf auf und ersetzt das Sheet durch ein System, das mit eurem Wachstum mithält.

Wie Phase 5 abläuft

Typischerweise starte ich Phase 5, sobald regelmäßig Anfragen reinkommen und das CRM-Sheet an seine Grenzen stößt. Ich definiere den Prozess gemeinsam mit euch und passe das CRM an euren Vertriebsalltag an. Für die technische Einrichtung arbeite ich mit spezialisierten Freelancern, die genau das jeden Tag machen. Ich steuere das Projekt, sie setzen es um.

Typischer Zeitrahmen: zwei bis vier Wochen bis zum laufenden System. Euer Aufwand: zwei bis drei Abstimmungen, damit der Prozess zu eurem Team passt.

Kein Lead mehr,
der einfach
verschwindet.

Marco Czerny

Online Marketing Experte seit 2015

Wenn ihr wissen wollt, wie viele Anfragen euch aktuell durch die Finger gehen, lasst uns in 15 Minuten klären, ob ich euch helfen kann.

Kein Verkaufsgespräch. Ehrliche Einschätzung.